Home Office Tools (Teil 1: E-Mail)

Die Coronakrise versetzte Hunderttausende von heute auf morgen ins Home Office. Das macht eine zentrale Frage der Digitalisierung plötzlich ganz akut. Welche Tools braucht eine Organisation, deren Mitarbeiter dezentral und digital über das Internet zusammenarbeiten? In einer Blogserie möchten wir Ihnen Home-Office-Tools empfehlen, die auf freier Software basieren und Ihre digitale Souveränität stärken.

Dezentral und jahrzehntelang bewährt

Eine der ältesten Methoden überhaupt, digital miteinander zu kommunizieren, ist die E-Mail. Deshalb beginnen wir mit ihr unsere Serie über datenschutzkonforme und sichere Home-Office-Tools zum Selberhosten.

E-Mail ist ein dezentrales Kommunikationsmittel. Der eigene Mailserver gehört zur Grundausstattung eines Unternehmens, das digitale Unabhängigkeit anstrebt. Die Mitglieder von Hostsharing betreiben ihre E-Mail-Konten grundsätzlich unter einer eigenen Domain und, falls sie einen Managed Server gebucht haben, auf einer eigenen Virtuellen Maschine. Die Maildienste und die dafür notwendige Infrastruktur werden von Hostsharing gepflegt, sodass das man sich nur um die Einrichtung von Mailboxen, die Vergabe von E-Mail-Adressen und die Einrichtung von Weiterleitungen kümmern muss. Der Zugriff auf die E-Mail-Konten erfolgt verschlüsselt mit Hilfe beliebiger E-Mail-Programme über IMAP oder POP3.

Flexible Unternehmenslösung mit georedundanten Maileingangs- und Mailausgangsservern

Grundlage für flexible E-Mail-Konfigurationen sind getrennte, georedundante Maileingangs- und Ausgangsserver. Hostsharing bietet dies über die Managed Operations Platform. Interne Mails verlassen die Plattform nicht, sondern gehen gleich vom Ausgangs- zum Eingangsserver. Ausnahmen für bestimmte E-Mail-Adressen, die an externe Maileingangsserver gehen sollen, lassen sich definieren. Jede Domain verfügt außerdem über einen gesonderten Mailausgangsserver für die Versendung von Newslettern, den Betrieb von Mailinglisten oder anderen Massenaussendungen. Die Mailboxen sind über SSH zugänglich, sodass man mailverarbeitende Lösungen wie zum Beispiel zusätzliche Mailfilter implementieren kann.

Es lassen sich beliebig viele E-Mail-Konten und Weiterleitungen durch E-Mail-Aliases einrichten. E-Mail-Adressen sind bei Hostsharing nicht fest mit einer Mailbox verbunden. Hier können beliebige Zustellregeln zwischen E-Mail-Adressen und Mailboxen definiert werden. Die Zuordnung ist frei (m:n) – ein Postfach kann mehrere Adressen haben und umgekehrt. Auf der Hostsharing Plattform können damit alle organisatorischen Vorgaben der Unternehmensführung umgesetzt werden. Man kann alle Mitarbeiter sowie ausgewählte Lieferanten und andere Stakeholder mit E-Mail-Adressen oder Mailboxen ausstatten, Funktions-E-Mail-Adressen definieren und Weiterleitungen an interne und externe E-Mail-Konten einrichten.

E-Mail-Konten, E-Mail-Adressen und Weiterleitungen lassen sich entweder intuitiv über die Weboberfläche von HSAdmin einrichten, über die Kommandozeile via SSH oder programmatisch mit Hilfe einer API.

Praktisches Webmail-Interface

Falls im Home Office das Speichern von E-Mails auf den Rechnern der Mitarbeitenden vermieden werden soll, kann das Webmail-Interface von Hostsharing genutzt werden. Der Zugriff erfolgt über eine verschlüsselte Browserverbindung via HTTPS. Mitarbeitende brauchen somit nicht einmal ihr E-Mail-Programm für den Empfang beruflicher Nachrichten zu konfigurieren.

Datensicherheit und revisionssichere Archivierung

Das E-Mail-System von Hostsharing gewährleistet durch redundante Ressourcen, Fail-over auf ein Hot-Standby-System und ein Service Level Agreement für alle Mitglieder eine hohe Verfügbarkeit der E-Mail-Dienste. Durch den Abschluss eines Service Level Agreements mit einer kürzeren Reaktionszeit lässt sich die Verfügbarkeit weiter steigern. In Kombination mit dem täglichen Backup in ein entferntes Rechenzentrum kann die für eine betriebliche Nutzung notwendige Datensicherheit gewährleistet werden. Die zuverlässigen Maildienste von Hostsharing bilden damit die Grundlage für eine revisionssichere Archivierung.

Skalierbares Angebot

Hostsharing hat für Unternehmen und Selbstständige verschiedener Größenordnung das passende E-Mail-Angebot parat: beginnend beim kostengünstigen Managed Webspace für Kleinunternehmer und Selbstständige bis hin zum spezialisierten Mailserver für kleine und mittelständische Unternehmen.

TIPP: Chatten per E-Mail mit Delta Chat

Die E-Mail hat ihre beste Zeit noch vor sich: als Chatlösung mit automatischer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Wer nach einer datenschutzkonformen und sicheren Chatlösung sucht, benötigt dafür unter Umständen nur ein bestehendes E-Mail-Postfach und die Client-Software Delta Chat. Mit Delta Chat chattet man über das standardisierte E-Mail-Protokoll IMAP. Für Mitarbeitende im Unternehmen können einfach die bestehenden E-Mail-Konten genutzt werden.

Delta Chat wird auf Smartphones und Desktop-Rechnern wie ein ganz normales E-Mail-Programm installiert. Ihre Mitarbeitenden müssen nur E-Mail-Adresse und Passwort eingeben und schon haben Sie ein unternehmensweites Chatsystem ohne jeden Mehraufwand.

Delta Chat verschlüsselt die Kommunikation mit Hilfe des modernen Autocrypt-Verfahrens. Alle Nachrichten, die via Delta Chat empfangen und versendet werden, sind in den normalen E-Mail-Konten der Mitarbeiter abgelegt.

Nutzen Sie einfach Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur, um Ihren Mitarbeitern ohne großen Aufwand ein sicheres, unternehmenseigenes Chatsystem zur Verfügung zu stellen.