Agile und transparente Projektplanung, Mitgliederbeteiligung und Workshops

Wie kann Hostsharing mit seinen Besonderheiten vom agilen Ansatz des Projektmanagements profitieren? Darüber beriet das Team am vergangenen Wochenende und fand eine überzeugende Lösung.

Die Team-Mitglieder der Hostsharing eG haben am vergangenen Wochenende Möglichkeiten diskutiert, einerseits flexibler auf neue Anforderungen reagieren zu können, andererseits den Planungsprozess für Mitglieder und Interessierte transparenter zu gestalten. Im Kern ging es dabei um die Frage, wie wir Erkenntnisse aus der agilen (Software-)Projektplanung auf die Gegebenheiten bei Hostsharing, insbesondere das verteilte Arbeiten, übertragen können.

Das Team berichtet

Wir konnten uns dabei auf folgendes Vorgehen verständigen und möchten dies ab dem 2. Quartal 2015 umsetzen und den Erfolg zum Jahresende evaluieren. Im Sinne des Scrum-Ansatzes legen wir die Rollen folgendermaßen aus:

Stakeholder

Mitglieder und Aufsichtsrat - Mitglieder und der die Interessen der Mitglieder vertretende Aufsichtsrat wirken an Formulierung der Anforderungen maßgeblich mit.

Product Owner

Vorstand - Der Vorstand verantwortet Eigenschaften und wirtschaftlichen Erfolg. Es steht in fortlaufendem Kontakt zu Mitgliedern und Entwicklern. Er bewertet die Anforderungen und setzt in Absprache mit den Beteiligten Prioritäten.

Entwicklungsteam:

Die Mitwirkenden der Hostsharing eG, die mit Projekt- entwicklung befasst sind, konkret: die HS-Admin-Entwickler, die Hostmaster, die die Plattform weiterentwickeln, aber auch Aktive, die sich mit Marketing und anderen Aspekten befassen.

Scrum Master

Peter Hormanns wird uns als zertifizierter Scrum Master anleiten.

Wir wissen, dass unsere Rahmenbedingungen nicht dem Idealbild entsprechen. So gibt es Dopplungen der Funktionen einzelner Personen und natürlich haben die meisten Personen neben der Projektarbeit auch Tagesgeschäft variablen Umfangs zu erledigen, so dass vorab unklar ist, wie viel Zeit sie tatsächlich auf Projektarbeit verwenden können. Auch sieht sich das verteilt operierende Team nicht täglich zum Daily Scrum, zumal Teilzeitkräfte nicht jeden Tag verfügbar sind. Dennoch sehen wir übereinstimmend den Gewinn für Hostsharing insgesamt und die Team-Atmosphäre, wenn es uns gelingt, einen für uns geeigneten Weg zu finden. Wir sind der Überzeugung, dass wir schnell lernen und bald präziser planen können.

Unser Plan - die Hostsharing Implementierung von Scrum

Wir richten ein - wenigstens für die Mitglieder - einsehbares Projektplanungstool ein. In diesem pflegen wir das Product und das Sprint Backlog.

Quartalzyklus

Quartalsweise wählen wir aus dem Product Backlog ein Thema/Themengebiet aus, welches in den kommenden drei Monaten bearbeitet werden soll. Dies soll uns helfen, uns auf eine wesentliche “Baustelle” zu konzentrieren und sichtbare Ergebnisse zu produzieren. Die Auswahl werden wir im Dialog mit den Mitgliedern über die Mailinglisten vorbereiten (Stimmungsbild). Die abschließende Entscheidung führen wir in einem Team Meeting (Präsenzveranstaltung) herbei. In diesem Meeting brechen wir die Aufgaben herunter und stellen den Aufwand der Teilaufgaben zusammen. Diese Meetings sind öffentlich und alle Mitglieder sind ausdrücklich zu Teilnahme aufgefordert.

Monatszyklus

In einer monatlichen Telefonkonferenz legen wir fest, welche Teilaufgaben aus dem Quartalszyklus in den kommenden vier bis fünf Wochen bearbeitet werden sollen. Außerdem reflektieren wir den vorangegangenen Monatszyklus und nehmen ggf. Anpassungen des Plans vor.

Wochenzyklus

Der Wochenzyklus stellt das Analogon zum Arbeitstag im Scrum-Modell dar. Das Daily Scrum wird durch eine kurze, wöchentliche Telefonkonferenz ersetzt.

Einladung an alle Mitglieder und Interessierten

Alle Mitglieder sind ausdrücklich eingeladen, an den Team Meetings zu Beginn jedes Quartals teilzunehmen und so auch ihren Anliegen besonderes Gewicht zu verleihen. Als zusätzliche Motivation schließt sich an die Team Meetings jeweils ein Workshop an, dessen Thema im Vorfeld gesondert bekannt gegeben wird.

Die Termine für 2015 lauten:

Datum	Uhrzeit	Inhalt
11.04.2015	10-15 Uhr	Hostsharing Team Meeting (Planung Q2/2015)
15-20 Uhr	Hostsharing Workshop (Thema: n.n.)
04.07.2015	10-15 Uhr	Hostsharing Team Meeting (Planung Q3/2015)
15-20 Uhr	Hostsharing Workshop (Thema: n.n.)
03.10.2015	10-15 Uhr	Hostsharing Team Meeting (Planung Q4/2015)
15-20 Uhr	Hostsharing Workshop (Thema: n.n.)

und finden jeweils im Unperfekthaus in Essen statt. Wir bemühen uns, jeweils den ersten Samstag eines Quartals als festen Termin zu etablieren. Im April weichen wir wegen der Kollision mit dem Osterwochenende jedoch auf das folgende Wochenende aus.